5S
5 اس ( 5S ) نگرش و رویكردي نظام مند به سازماندهي محيط کار، حفظ قواعد ، هنجارها و نگهداري اصول لازم براي انجام درست کارها مي باشد. این رویكرد با سازماندهي محيط کار و با بكارگيري روشهاي ساده سازي عمليات در جهت انجام کارها به نحوي آسان تر، سریع تر ، ارزان تر ، ایمن تر و موثرتر اقدام مينماید .
5S سر واژه پنج کلمه ژاپنی است که شرح داده خواهد شد.
اجرای 5S برای رسیدن به هدف های متعددی اجرامی شود. برخی از مهم ترین هدف ها عبارتند از ارتقاء سطح ایمنی و بهداشت و بهره وری ، صرفه جویی در هزینه ها ، کیفیت و پیشگیری از خرابی ها.
در محیط هایی که با اجرای نظام آراستگی مدیریت می شوند، اشیا زاید و غیر ضروری وجود ندارد و اقلام موجود با نظمی خاص مرتب می شوند و این امر تا حد زیادی موجب صرفه جویی و ایمنی محیط خواهد شد. اجرای منظم مراحل نظام آراستگی، محیطی پاکیزه و بهداشتی را فراهم می آورد و از همه مهمتر تلاش برای ایجاد عادت های صحیح در کارکنان مهم ترین عامل در تحقق محیط های آراسته است و این مهم در اجرای بند پنجم حاصل خواهد شد.
تاریخچه
5S برای اولین بار بعد از جنگ جهانی دوم در ژاپن شکل گرفت، اصولی که حاصل نبوغ و استعداد ژاپنی ها نیست، بلکه ایده اولیه این سیستم از روش Keeping House آمریکایی گرفته شده است. ژاپنی ها ایده اولیه را از آمریکایی ها گرفته و بر اساس فرهنگ خود آن را در قالب پنج اصل ارائه کردند. در ایران آغازگر 5S سازمان نوسازی صنایع در صنایع خودرو سازی است. فعالیت های عملی در این زمینه از سال 1374 آغاز شد و شرکت سایپا و ایران خودرو پیشگامان این حرکت اند.
شرح کوتاهی پیرامون 5S ( نظام آراستگی )
۱- Seiri ( در زبان انگلیسی SORTING OUT ) سامان دهی
هدف سوا کردن، مدیریت اولویت ها و مبارزه با علل مسائل و مشکلات است.
در این مرحله، تشخیص اقلام ضروری از غیر ضروری و دور کردن غیر ضروری ها از محیط کار و تعمیرات جزیی و بر طرف ساختن نواقص صورت می گیرد. اشیاء غیر ضروری لزوماً اشیاء بی فایده و بی مصرفی نیستند اما دلیل و ضرورتی برای نگه داشتن آنها در محیط وجود ندارد. بنابراین برای هرکدام بر حسب فایده ای که دارند، تصمیم گیری می شود.
به طور کلی مبارزه با علل آلودگی ، جلوگیری از نشت ها و تعمیر خرابی ها ، ساماندهی انبارها و حذف گرد و غبار از فعالیت های اساسی این مرحله اند. اجرای این مرحله به دلیل تأثیر زیادی که بر روی مراحل بعدی دارد مهم ترین مرحله محسوب می شود. اصل “فقط یکی” که در نظام آراستگی از آن نام برده می شود با این مرحله تناسب دارد و به معنی کم کردن ابزار ها و لوازم در حد ضرورت است.
۲-Seiton ( در زبان انگلیسی SYSTEMATIZE ) نظم و ترتیب
پس ازسواکردن ضروری ها از غیر ضروری ها و دورکردن غیر ضروری ها از محل کار، آنچه باقی می ماند باید در وضعیتی سامان یافته و مرتب استقرار یابد. هدف از اجرای این مرحله «استقرار منظم و مرتب ماشین ها و اشیا به گونه ای است که اشیاء مورد نیاز در زمان مورد نظر و به مقدار مورد نظر در دسترس باشد.»
نتیجه اجرای این اصل یعنی ساماندهی محیط کار و ابزارها و لوازم و پوشه ها و… دستیابی سریع به آنها است بنابراین حذف زمان تلف شده برای جستجوی اشیاء هدف مرحله دوم است. برای سامان دهی اشیا لازم است جای مناسبی برای اشیا در نظر گرفته شود. یکی از راه های مرتب کردن و جای دهی مناسب اشیا نام گذاری آنها است. نامی برای هر شیء و نامی برای جای نگهداری آنها.
نظم و ترتیب دادن به تابلوهای اعلانات، پوشه ها، پلاکادرها، تهیه نام اتاق ها و تهیه تابلوهای نشان دهنده مسئولیت افراد نظم و ترتیب درون کمدها و میزها و فایل ها، مرتب کردن و چیدمان مرتب اتاق ها و انبارها وکارگاه ها و دفترها و کتاب های کتابخانه، ذخیره سازی مناسب اطلاعات درون رایانه ها و…ازجمله فعالیت­هایی است که در اجرای این مرحله صورت می گیرد.
۳-Seiton ( در زبان انگلیسی SWEEP, SHINING ) پاکیزه سازی
پس از آن که اشیاء غیر ضروری از محل کار خارج شدند و اشیاء ضروری در جای خود قرار گرفتند، نوبت به پاکیزه کردن و پاکیزه نگهداشتن آنها می رسد. پاکیزه سازی وظیفه ای عمومی است و هرکس در هر سطحی از سازمان که قرار داشته باشد پاکیزه سازی جزیی از وظایف او محسوب می شود. برای پاکیزه سازی، مسئولیت ها و وظایف افراد باید روشن شود. نکته ای که نباید از نظر دور بماند اقدام به پاکیزه سازی همه جا است نه فقط جاهایی که بیشتر در در معرض دید قرار دارند. حذف آلودگی ها و گرد و غبار از محیط کار باید به صورت کامل صورت گیرد. پاکیزه سازی نوعی بازبینی نیز محسوب می شود. در هنگام پاکیزه سازی اشکال های جزیی آشکار می شود، گم شده ها پیدا می شوند و نیاز های تعمیراتی جزیی مشخص می شوند.
۴-Seiketsu ( در زبان انگلیسی STANDARDIZE ) استاندارد سازی
آیا یک بار سواکردن و مرتب کردن و پاکیزه ساختن کافی است؟ روشن است که برای داشتن محیطی ایده آل و آراسته بایستی پیوسته و با برنامه ای مشخص اقدام کرد. هدف از اجرای این مرحله، نگهداری همه چیز در وضعیتی سامان یافته، مرتب و پاکیزه حتی در زمینه های شخصی است. تدوین و نوشتاری کردن روش ها و تهیه بروشورها و دفترچه های راهنما از جمله کارهای ضروری است. برای داشتن وضعیتی مطلوب استانداردکردن روش ها ضرورت دارد. هر سازمانی می تواند استانداردهایی برای خود تعریف کند. برای این کار لازم است چند اقدام صورت گیرد.
۵-Shitsuke ( در زبان انگلیسی SELF-DISCIPLINE )سازمان یافتگی و انضباط کاری
سازمان یافتگی و انضباط یعنی، تمرین تا جایی که افراد به طور طبیعی کارشان را درست انجام دهند. در این مفهوم انضباط مساوی با تغییر عادت های نادرست و ایجاد عادت های مطلوب است. «سازمان یافتگی و انضباط چیزی است که شما در ارتش و پادگان های نظامی می توانید نشانه های ظاهری آن را به خوبی ببینید. گاهی در اهمیت این s آن قدر تاکید می شود که می گویند نظام آراستگی با ادب و نزاکت آغاز می شود و با آن پایان می یابد. پرداختن به ظواهر و زیبا سازی فضا و تمرین های مختلف مربوط به رعایت نظم، زمان و آمادگی برای رویا رویی با حوادثی چون آتش سوزی و زلزله، تدوین دفترچه های راهنما از فعالیت های مهم این مرحله است.
فواید اجرای 5S
1. محل کار را به مكاني سالم تر و ايمن تر براي کارآنان تبديل خواهد کرد و كاركردن درآن محیط را راحت تر مي کند.
2. عمر ماشين آلات و تجهيزات طولاني ترشده و اثربخشي آنها افزايش مي يابد.
3. استفاده ازفضاهاي موجود، بهينه مي گردد.
4. مسافت هاي جابجايي و حمل ونقل كاهش مي يابد.
5. زمان هاي جستجو و به طوركلي زمان هاي تلف شده، كاهش پيدا مي كند.
6. نتايج آن براي همه افراد قابل ملاحظه وقابل درك است .
7. خطا و اشتباه را کاهش خواهد داد .
8. خلاقيت افراد رشد كرده و تفكرات سازماني بهبود مي يابد.
9. افراد را به خود انضباطي عادت خواهد داد .
10. افراد ، به محيط كار خود افتخار مي كنند و انگيزه ها بهبود مي يابند.
11. باعث بهبود شرايط و محيط كارشده و از اين راه،سطح بهره وري را به طور مرتب ارتقاء مي دهد.
مرکز مشاوره و اطلاع رسانی سیستم کاران با چندین سال سابقه درخشان آمادگی هر گونه همکاری در خصوص آموزش و اجرای 5S را دارد.