مصاحبه با قائم مقام شرکت BRS

۱۳۹۴/۰۷/۰۷ بازدید: 432

۱- مهندس بهنام لطفا در ابتدا معرفی کوتاهی از خود ، سوابق کاری جهت آشنایی اعضاء گروه ارائه نمایید.
ضمن تشکر از آقای مهندس عدل محمدی بابت ایجاد یک فضای گرم وصمیمی جهت تبادل اطلاعات وآشنایی با اساتید بزرگوار، بنده علی بهنام هستم. متولد سال ۱۳۵۹- دارای لیسانس مهندسی صنایع گرایش تکنولوژی صنعتی. از سال ۱۳۸۳ در زمینه مشاوره سیستم های مدیریت فعالیت می نمایم واز ابتدای سال ۱۳۹۲ در نمایندگی شرکت BRS در خدمت دوستان وهمکاران هستم.
در طول این سالها در حدود ۳۰۰ شرکت بعنوان مشاور فعالیت نموده ام که از جمه آنها می توانم به شرکت های داروپخش- صنایع زرهی بنی هاشم- صنایع زیردریایی شهید جولایی- فولاد کرمان- شهرداری – سازمان امور مالیاتی- بانک تجارت و… اشاره نمایم. همجنین در زمان فعالیت در شرکت BRS علاوه بر مسئولیتهای اجرایی بعنوان ممیز مورد تائید مرکز ملی تائید صلاحیت ایران NACI واداره کل تجهیزات پزشکی ایران IMED افتخار خدمت به سازمانها را داشته ام. ترجمه وتالیف تعدادی از کتب مرتبط با سیستم های مدیریت نیز در طول این سالها انجام گردیده است.
۲- لطفا در ارتباط با معرفی شرکت گواهی دهنده و فعالیت های آنها توضیح دهید؟ سازمانهایی که ساختار سیستم فعالیت خود را براساس یکی از استانداردهای مدیریت تنظیم می نمایند به دلایل مختلف اقدام به اخذ گواهینامه از مراجع بین المللی می نمایند. از جمله این دلایل می توان به اثبات ساختار سازمانی به مشتریان ملی و بین المللی- مراجع قانونی ویا تبلیغات اشاره نمود. البته این استانداردها دارای مزیت های بالایی در بهبود درونی سازمانها دارد که در موضوع این سوال نمی باشد. هریک از شرکت های دارای صلاحیت در زمینه صدور گواهینامه، Certification Body (CB) نام دارند که توسط مراجع بالادستی به نام Accreditation Body (AB) مورد اعتبار دهی قرار می گیرند. جهت کاهش هزینه ها وگسترش فرهنگ استفاده از سیستم های مدیریت شرکت های CB اقدام به ایجاد دفاتر نمایندگی در منطقه های مختلف دنیا می نمایند . وظیفه انجام ممیزی وتهیه گزارش بر عهده دفاتر نمایندگی می باشد ولی ثبت وصدور گواهینامه برعهده CB می باشد. محدوده فعالیت هر CB توسط AB مطبوع تعیین می گردد وبالطبع در محدوده مورد نظر امکان ممیزی وثبت وصدور گواهینامه توسط CB وجود دارد.
۳- آیا شرکت های گواهی دهنده در ایران دفترنمایندگی شرکت های اصلی هستند، لطفا توضیحاتی در این زمینه ارائه نمایید؟
اکثر نمایندگی هایی که در ایران فعالیت می نمایند Branch می باشند ومحدوده فعالیت آنها بازاریابی، ممیزی وتهیه گزارش ممیزی می باشد وبالطبع ثبت وصدور گواهینامه توسط CB اصلی انجام می گردد.
در سالهای اخیر براساس سیاست مرکز ملی تائید صلاحیت ایران NACI تعدادی شرکت CB ایرانی ایجاد گردیده است که در سایت مرکز ملی تائید صلاحیت ایران قابل شناسایی می باشند. این شرکتها دارای اعتبار از AB از طریق NACI می باشند.
۴- شرکت های گواهی دهنده در زمینه چه استانداردهایی اجازه صدور گواهینامه را دارند؟
شرکتهای گواهی دهنده به دو گروه تقسیم می شوند. شرکتهای گواهی دهنده در زمینه سیستم های مدیریت کیفیت که شاخص ترین این استانداردها ISO9001-ISO14001-OHSAS18001-ISO22000 ,… می باشند. به این گروه از شرکتها Certification Body(CB) اطلاق می گردد. همچنین شرکتهایی که علاوه بر گواهی های سیستمی که در بالا اشاره شد توانایی صدور گواهینامه های محصول مانند CE MAK- GOST- TSE,… را دارند با عنوان Notification Body(NB) معرفی می گردند. محدوده فعالیت شرکت های CB از طریق مرجع اعتباردهی AB تعیین می گردد ومحدوده فعالیت شرکتهای NB در زمینه گواهینامه های محصول بخصوص CE MARK توسط اتحادیه اروپا یا مراجع قانونی کشور مطبوع تعیین می گردد.
در نظر داشته باشد که تمامی استاندارد های سری ISO قابلیت صدور توسط CB ها را ندارند. برای مثال گواهینامه ISO17025 مربوط به آزمایشگاهها ویا ISO15189 مربوط به آزمایشگاههای تشخیص طبی باید توسط AB صادر گردند CB حق صدور این گواهینامه هارا ندارد.
۵- آیا شرکت های گواهی دهنده خودشان مورد ممیزی قرار می گیرند ، لطفا در این زمینه کمی توضیح دهید؟ (نحوه کنترل عملکرد شرکت های گواهی دهنده چگونه می باشد)
بلی. کلیه شرکتهای صدور گواهینامه توسط مرجع اعتباردهی وبراساس استاندارد ISO17021 مورد ممیزی قرار می گیرند. این ممیزی بصورت سالیانه برگزار می شود. مرجع اعتباردهی AB ممیزی را در دفتر CB انجام می دهد وبراساس مدل های نمونه برداری تعدادی از پروژه های تائید گردیده توسط CB را انتخاب ودر روز ممیزی آن سازمان بعنوان ناظر حضور داشته ونحوه انجام ممیزی توسط CB را مورد بررسی قرار می دهد.
بعنوان مثال شرکت BRS در ماه اکتبر توسط AB اعتباردهی شده با نام IAS در حال ممیزی می باشد واتفاق مهمی که در حال انجام می باشد این است که چهار پروژه از پروژه هایBRS که برای ویدنس آدیت انتخاب شده است از کشور ایران می باشد.
آزمایشگاه پارسه برای استاندارد ISO9001. سیمان کردستان برای استاندارد های ISO9001-ISO14001 .صنایع غذایی موسوی برای استانداردهای ISO9001-ISO14001 وشرکت پارس آزمون برای استاندارد ISO13485. کلیه این ممیزی ها در اکتبر ونوامبر سال جاری توسط ممیزین ایرانی وبا نظارت نماینده AB امریکا در حال انجام می باشد ودفتر BRS در حال آماده شدن برای انجام ممیزی های فوق می باشد.
این تجربه برای اولین بار در ایران می باشد که نماینده شرکت AB مورد تائید IAF برای ویدنس پروژه ها به کشور ایران مراجعه می نمایند و می تواند تجربه بسیار گرانبهایی برای ممیزین ونمایندگی های CB ها در کشور ایران باشد.
۶- لطفا در زمینه شرکت های اعتبار دهنده و فعالیت آنها توضیح دهید؟ مراجع اعتباردهی AB ازدو طریق برای خودشان اعتبار گیری می نمایند. روش اول اعتبار گیری از مراجع قانونی کشور مطبوع می باشد. برای نمونه مرکز ملی اعتباربخشی ایران NACI از طریق اداره استاندارد ودولت جمهوری اسلامی ایران اعتباردهی شده است ویا مرجع GOB از طرق وزارت دادگستری کشور امریکا مورد اعتبار دهی قرار گرفته است.
در سالهای گذشته با توافق اکثر CB ها بخصوص CBهای اروپایی یک مرجع اعتباردهی جدید با عنوان IAF بوجود آمد که AB ها از طریق این مرجع مورد اعتبار دهی قرار می گیرند. برای نمونه IAS-TURKAK- DAKS- JAZANZ- UKAS,… تعدای از AB هایی هستند که به عضویت IAF(International Accreditation Forum) در آمده وتحت اعتبار این مرجع فعالیت می نمایند. مرکز ملی تائید صلاحیت ایران NACI نیز در حال رایزنی جهت عضویت در IAF می باشد. همچنین شرکت BRS از طریق IAS قابلیت صدور گواهینامه تحت اعتبار IAF را دارد.
۷- شرکت های اعتباردهنده در زمینه چه استانداردهایی اجازه صدور گواهینامه را دارند؟
محدوده فعالیت هریک از شرکتهای صدور گواهینامه توسط AB مطبوع تعیین گردیده است که از طریق سایت آن سازمان قابل بررسی می باشد. برای نمونه گواهینامه هایی که توسط شرکت BRS قابلت صدور دارند شامل ISO9001-ISO22000-ISO14001-OHSAS18001-ISO10668-ISO13485-ISO29990- ISO50001-ISO27001- ISO/TS 29001,… می باشد.
۸- لطفا نحوه ارتباط شرکت های گواهی دهنده را با سازمان بین المللی استاندارد مطرح نمایید؟
سازمانی بین المللی استاندارد ISO وظیفه تدوین استاندارد های بین المللی را برعهده دارد واز لحاظ قانونی نظارتی بر عملکرد CB ها ندارد. البته در سالهای اخیر ارتباطات بسیارنزدیکی بین سازمان جهانی استاندارد واتحادیه های IAF-IATF بوجود آمده است ولی ماهیت سازمان جهانی استاندارد تدوین ونشر استانداردهای بین المللی مورد کاربرد می باشد.
۹- قوانین و مقرراتی که شرکت های گواهی دهنده باید رعایت نمایند را توضیح دهید؟ مهمترین قوانین بین المللی که برای شرکتهای گواهی دهنده تدوین گردیده است استاندارد ISO17021 می باشد که باید توسط کلیه CB ها طرح ریزی واجرا گردد. ممیزی شرکت های صدور گواهی CB توسط مراجع بالادستی AB نیز براساس همین استاندارد انجام می پذیرد. البته CB ها ملزم به رعایت واجرای قوانین ملی ومنطقه ای که در آن محدوده فعالیت می نمایند نیز می باشند.
۱۰- لطفا در زمینه شرایط احراز ممیزین و سرممیزین و مراحل پذیرش آنها را مطرح نمایید؟
مطابق بند ۶-۲ استاندارد ISO9001 هر شخص برای احراز صلاحیت یک سمت باید دارای ۴ ویژگی آموزش- مهارت- تجربه و آگاهی باشد. برای داشتن صلاحیت ممیزی وسزممیزی نیز این چهار ویژگی لازم می باشد که میزان سخت گیری وتطابق در CB های مختلف متفاوت می باشد. داشتن گواهینامه سرممیزی تحت اعتبار IRCA ویا CB- داشتن تحصیلات آکادمی مرتبط ویا سابقه کار در صنعت مورد ممیزی- حضور در حداقل ۱۰ جلسه ممیزی از شروط اولیه احراز صلاحیت ممیزی وسرممیزی می باشد.
۱۱- لطفا در زمینه کدهای سرممیزها توضیح دهید و اینکه تحت چه شرایطی سرممیز و ممیز کد جدیدی را برای ممیزی دریافت می نماید؟
کدهای ممیزی که به NACE CODE معروف می باشد براساس نوع صنایع موجود در دنیا تدوین گردیده است برای نمونه NACE CODE29 مرتبط با نمایندگی های خدمات پس از فروش خودرو می باشد ویا NACE CODE10 مربوط به صنایع غذایی می باشد که البته دارای زیر شاخه های متنوع می باشد. هر کد ممیزی دارای ۴ رقم می باشد که دو رقم اول نشاندهنده کد اصلی محدوده فعالیت ودو رقم بعدی نشاندهنده جزئیات پوشش دهنده محصول یا خدمات می گردد.
برای نمونه کد ۲۳٫۳۲ مربوط به کارخانه های آجر می باشد. هر شرکت صدور گواهینامه که بخواهد برای هریک از کدهای NACE CODE صدور گواهینامه انجام دهد باید دارای ممیز دارای صلاحیت در این حوزه باشد. برای مثال CB که تمایل داشته باشدبه کارخانه آجر گواهینامه بدهد باید دارای ممیزی باشد که شرایط احراز مورد نیاز برای ممیزی در کارخانه آجر را براساس جهارآیتم ذکر شده در قسمت قبلی دارا باشد. در صورتی که شخصی با ویژگی های مورد نیاز در سازمان CB وجود نداشته باشد باید حتما در کنار سرممیز از یک متخصص EXPERT مربوط به آجر استفاده گردد.
در پایان هر سال رزومه ممیزین براساس سوابق کاری وآموزش های دیده شده بروز می گردد ولذا در صورتی که ممیزی شرایط احراز برای کد های جدید را بدست آورده باشد می تواند در حوزه های جدید نیز ممیزی نماید.
۱۲- آیا ممیزین تحت آموزش اجازه دخالت در امر ممیزی را دارند؟
نخیر- ممیزین تا زمانیکه دارای شرایط احراز برای ممیز یا سرممیز بودن را بدست نیاورند اجازه دخالت در ممیزی را ندارند وفقط به عنوان مشاهده گر می توانند در جلسات ممیزی حضور داشته باشند.
۱۳- منظور از استقلال ممیزی چیست ؟
سازمان ممیزی کننده وشخص ممیز نباید در سازمان ممیزی شونده ذینفع باشند. ذینفع بودن می تواند بعنوان سهامدار یا مشاور و… تلقی گردد. براساس الزام ISO17021 سازمان صدور گواهی وتیم ممیزی حداقل سه سال قبل وبعد از انجام ممیزی نباید در سازمان ممیزی شونده ذینفع باشند.
۱۴- در صورتیکه استقلال ممیزی رعایت نشده باشد و سازمان ممیزی شونده متوجه این موضوع شوند چه کاری باید انجام شود؟
ممیزی ابطال ومجدد باید برگزار شود. این مهم در ممیزی های CB از نمایندگی ها ونیز ممیزی AB از CB ها بررسی می گردد. در صورت احراز تخلف امکان ابطال مجوز وجود دارد.
۱۵- اصالت گواهینامه های صادره به چه شکلی قابلیت ردیابی دارد؟
اصالت گواهینامه از شرکت CB مرجع که فعالیت ثبت وصدور گواهینامه را دارد باید بررسی شود. اکثر CB ها امکان ردیابی گواهینامه های تحت اعتبار را در سایت مرتبط با سازمان خود ایجاد نموده اند.
۱۶- منظور از ممیزی مرحله اول چیست و با چه هدفی انجام میشود؟
ممیزی مرحله اول به جهت شناسایی میزان آمادگی سازمان مشتری جهت انجام ممیزی واخذ گواهینامه انجام می گردد. همچنین در این ممیزی برنامه ممیزی مرحله دوم توسط سرممیز تعیین می گردد. این ممیزی بنا به ماهیت فعالیت سازمان می تواند در محل سایت مشتری انجام پذیرد.
۱۷- منظور از ممیزی مرحله دوم چیست و با چه هدفی انجام میشود؟
ممیزی مرحله دوم به جهت بررسی وتعیین میزان تطابق سازمان مشتری با الزامات قانونی والزامات استاندارد مطلوب ممیزی صورت می پذیرد و خروجی این ممیزی تائید یا عدم تائید سیستم مدیریت سازمان می باشد.
۱۸- منظور از ممیزی مراقبتی چیست و با چه هدفی انجام میشود؟
هر گواهینامه سیستم های مدیریت سه سال اعتبار دارد که پس از اخذ گواهینامه در ممیزی صدور، در دونوبت طی بازه های زمانی ۹ الی ۱۲ ماهه مورد ممیزی مراقبتی قرار می گیرد. هدف از ممیزی های مراقبتی میزان توانایی سازمان مشتری در خفظ وبهبود سیستم مدیریت سازمان می باشد. در صورتی که سازمانی از انجام ممیزی های مراقبتی سر باز زند ویا در ممیزی های مراقبتی محرز گردد که حداقل های مورد نیاز استاندارد در سازمان رعایت نگردیده است ممکن است نتیجه ممیزی ابطال اعتبار گواهینامه باشد.
۱۹- لطفا تعریفی از عدم انطباق ارائه نمایید؟
هر گونه عدم تطابق سازمان با الزامات قانونی- الزامات سیستم مدیریت والزامات مشتری منجر به بروز عدم انطباق می گردد.
۲۰- منظور از عدم انطباق اصلی چیست ، لطفا چند مثال ارائه نمایید و درصورتیکه در هر یک از مراحل ممیزی عدم انطباق اصلی مشاهده گردد ، نتیجه ممیزی چه خواهد بود؟
در صورتیکه سازمان در تحقق یکی از بند های اصلی استاندارد مدیریت (برای نمونه کنترل مستندات- بازنگری مدیریت- خرید وارزیابی تامین کنندگان- کالیبراسیون و… ) هیچ اقدامی ننموده باشد ویا الزامات قانونی مرتبط (برای نمونه قوانین زیست محیطی- قوانین بهداشت کار- قوانین اداره استاندارد ایران و…) را اجرا نکرده باشد عدم انطباق اصلی نامیده می شود. در صورت مشاهده عدم انطباق اصلی در هر مرحله از ممیزی ، روند ممیزی متوقف می گردد وادامه ممیزی منوط به برطرف سازی مغایرت مشاهده شده می باشد.
۲۱- منظور از عدم انطباق فرعی چیست ، لطفا چند مثال ارائه نمایید و درصورتیکه در هر یک از مراحل ممیزی عدم انطباق اصلی مشاهده گردد ، نتیجه ممیزی چه خواهد بود؟
در صورتیکه سازمان ممیزی شونده در تطابق با یکی از زیر بندهای استاندارد مورد ممیزی نتواند شواهد کافی ارائه نماید منجر به عدم انطباق جزوی می گردد. برای نمونه براساس الزام بند ۷-۴-۱ استاندارد ISO9001 سازمان ملزم به شناسایی وارزیابی تامین کنندگان موثر بر کیفیت محصول وخدمات می باشد. در صورتی که ارزیابی تامین کنندگان برای یکی از تامین کنندگان صورت نپذیرفته باشد عدم انطباق جزیی ثبت می گردد. عدم انطباق های جزیی رویه ممیزی را متوقف نمی نمایند و به سازمان جهت برطرف سازی آنها زمان داده می شود.
۲۲- چند عدم انطباق فرعی میتواند یک عدم انطباق اصلی را تشکیل دهد؟
برای این موضوع ملاک کمی تعیین نشده است. تصمیم گیری در مورد تبدیل چندین مغایرت جزیی به یک عدم انطباق اصلی برعهده ممیز می باشد.
۲۳- لطفا در ارتباط با آخرین ویرایش استانداردiso 9001 :2015 ،زمان شروع صدور گواهینامه ، آخرین مهلت سازمان ها برای به روز آوری سیستم مدیریت کیفیت خود از ویرایش ۲۰۰۸ به ویرایش ۲۰۱۵ توضیح فرمایید؟
استاندارد iso9001 تغییرات ماهیتی بسیار زیادی نسبت به ویرایش قبلی داشته است که بر خی از مهمترین آنها شامل موارد ذیل می باشد:
– تغییر ساختار ISO 9001 از ۸ بند به ۱۰ بند:
ساختار استاندارد ISO 9001 به ۱۰ قسمت به شرح ذیل تغییر نموده است:
۱-دامنه کاربرد
۲- استانداردهای مبنا
۳- واژگان و تعاریف
۴- مفهوم سازمان
۵- رهبری
۶- طرح ریزی
۷-پشتیبانی
۸- عملیات
۹- عملکرد و ارزیابی
۱۰- بهبود
– مدیریت ریسک
– تأکید بر ایجاد ارزش برای مشتری و سازمان
– تغییرات در مستند سازی اطلاعات
– توجه به مفهوم سازمان و محیط سازمانی
– برون‌سپاری فعالیت‌ها
– رهبری در سازمان
– حذف نماینده مدیریت
– عدم الزام سازمان به تدوین نظامنامه کیفیت
بنده در خصوص این تغییرات یک مقاله نوشتم که در ماهنامه مدیریتی- اقتصادی امکان چاپ گردیده است. همچنین از طریق سایت www.driso.ir در دسترس دوستان قرار دارد ودر صورتی که هرکدام از همکاران تمایل داشته باشند ایمیل خود را برای بنده ارسال نمایند تا برای آنها ارسال گردد.
شرکت BRS بنا بر رسالت خود در اطلاع رسانی آخرین تغییرات استانداردها ، اقدام به برگزاری دوره های آموزشی رایگان در این خصوص نموده است که البته در آینده نزدیک نیز مجددا برگزار می گردد .
اولین ویرایش جدید استاندارد ISO9001در سال ۲۰۱۴ ارائه گزدید که پس از تغیرات مکرر نسخه نهایی در چند روز گذشته ابلاغ گردیده است. طی روز های اتی از طرف سازمان جهانی استاندارد اجرای این استاندارد با ویرایش جدید به کلیه مراجع صدور گواهینامه ابلاغ خواهد شد
شرکتهایی که گواهینامه با ویرایش سال ۲۰۰۸ داشته باشند تا زمان اتمام اعتبار گواهینامه قبلی فرصت دارند که تغییرات را در سیستم مدیریت کیفیت خود اجرایی نمایند
۲۴- در انتها توضیحات تکمیلی خود را ارئه نمایید؟
ضمن تشکر از زمانیکه در اختیار بنده قرار داده شد، استانداردهای مدیریتی در تمام دنیا به عنوان پایه واساس هر سازمان استفاده می گردد. بنا به گزارش ISO SURVAY تا سال ۲۰۱۲ نزدیک ۱،۱۰۰،۰۰۰ شرکت در جهان موفق به اخذ گواهینامه ISO 9001 شده‌اند. حتی در ایالات متحده که از اول نظر خوشی نسبت به استانداردهای سری ISO9001 نداشت تا سال ۲۰۱۲ بیش از ۳۰ هزار شرکت اقدام به اخذ گواهینامه نموده‌اند. امید است در سایه تلاش همه گروههای ذینفع (مراجع قانونی- مشاوران- شرکت های صدور گواهینامه وسازمانهای متقاضی) بتوانیم از مزایای این سری استانداردها بطور کامل بهره مند شویم وفقط به مقاصد تجاری این استانداردها بسنده نکنیم. کلیه استانداردهای مدیریت براساس استاندارد ISO9001 در حال بازبینی وتغییر می باشند ودر نسخه جدید بسیاری از ایرادات قبلی که به این استانداردها وارد می شد از بین رفته است. در صورت صلاحدید آقای مهندس عدل محمدی امکان برگزاری دوره های اطلاع رسانی آخرین تغییرات استانداردها بصورت حضوری وغیر حضوری توسط آکادمی آموزش BRS وجود دارد.