از آنجا که با افزایش حجم اسناد الکترونیکی مسائل مربوط به سازماندهی، حفظ و نگهداری، پردازش، اطلاع رسانی و مدیریت آن ها مطرح می گردد، نویسندگان در این مقاله توجه خود را به استانداردهای مدیریت اسناد الکترونیکی معطوف کرده اند که یکی از ابزار گذار از مرحله مدیریت اسناد سنتی به مدیریت اسناد الکترونیکی است.
ابتدا واژه استاندارد تعریف شده، کارکرد هر استانداردی توضیح داده می شود. انواع استاندارد، سازمان های بین المللی استاندارد معرفی و مراحل تدوین استانداردهای بین المللی ایزو توضیح داده می شود. سپس سند تعریف شده، اهمیت و انواع آن بیان می شود. در پایان، مدیریت اسناد الکترونیکی، استانداردهای اسناد الکترونیکی و چالش های اسناد الکترونیکی تشریح می شود.
“استانداردهای اسناد الکترونیکی استانداردسازی،خطمشی‌ها و رویه‌های مدیریت اسناد، ایجاب می‌کند که توجه کافی به تمامی اسناد شود و شواهد و اطلاعات گنجانده شده در آن‌ها را می‌توان با استفاده از فعالیت‌ها و رویه‌های استاندارد به‌طور مؤثر دوباره به کار گرفت. (ایزو ۱-۱۵۴۸۹،۲۰۰۱) با توجه به اهمیت اسناد الکترونیکی،استانداردهای متعددی در زمینۀ مدیریت،حفاظت و دیگر جنبه‌های اسناد الکترونیکی در سازمان‌های ملی و بین المللی استاندارد تهیه شده است.
۴۳ آرشیو ملی و مدیریت اسناد آمریکا،۴۴مؤسسۀ آمریکائی برای آزمایش و مواد(ای اس تی ام)،۴۵سازمان استاندارد اطلاعات ملی۴۶و وزارت دفاع آمریکا،۴۷از جملۀ دیگر سازمان‌های آمریکای است که در تدوین استاندارد در این زمینه به عنوان عضو مؤسسۀ استاندارد آمریکا همکاری دارند.
-اهداف و توصیف فراداده‌های مدیریت اسناد؛
-قوانین و مسئولیت‌ها؛
-ارتباط بین دیگر حوزه‌های فراداده‌ها؛
-مدیریت فراداده:
این مدیریت،در دسترس قرار دادن اسناد و قابل استفاده بودن،فهم اسناد،اعتبار،صحت، قابلیت اعتماد،و ارتباط منطقی میان اسناد و بافت ایجاد آن‌ها را فراهم می‌سازد؛
-انواع فراداده‌ای که برای ایزو ۱۵۴۸۹ مورد نیاز است.
استانداردسازی،خطمشی‌ها و رویه‌های مدیریت اسناد، تضمین می‌کند که توجه مناسب به تمامی اسناد بشود، و اطلاعاتی را که در آن‌ها گنجانده شده،با استفاده از فعالیت‌ها و رویه‌های استاندارد،به‌طور مؤثر مورد بازیابی مجدد قرار می‌دهد.
از دیگر نکاتی که می‌توان به اهمیت این استاندارد پی برد،این است که سازمان‌های «ایفلا»،«اینترپرس» «ایکا»،«گروه آرشیوهای بانک جهانی»و«مدیریت بین المللی اسناد»،در تدوین این استاندارد و دیگر استانداردهای تهیه شده در زمینۀ مدیریت اسناد در سازمان ایزو نقش داشته‌اند.”
ادامه مقاله:
شرکت بیکران راهکار سعادت